Checklista för dig som är projektledare vid ett kontorsprojekt
I föregående artikel beskrev vi varför kontorsprojekt ofta blir sämre än summan av sina delområden. Inte för att vissa leverantör gör ett dåligt jobb, utan just för att ingen av dem automatiskt tar ansvar för helheten. Den här artikeln är den praktiska uppföljaren, vad gör du konkret om du är den som fått rollen att hålla ihop mötesrummen och mötesytorna i ett kontorsprojekt hos er officiellt eller inte?
Nedan följer fyra saker att göra, byggt på ett samtal vi hade med Tengbom Arkitekter om kontorsdesign och hybridmöten.
1. Definiera målet per mötesrum innan något ritas
Det räcker inte att specificera "vi behöver fem mötesrum". Ni behöver veta vilka möten som faktiskt ska hållas i varje rum ett hybridmöte med åtta personer i rummet och fyra på distans ställer helt andra krav på ljud, ljus och teknik än ett utbildningsrum eller ett representativt styrelserum. Lika viktigt är att definiera vad som är okej att kompromissa bort, om rummet ska klara flera funktioner. Ett rum som ska göra allt riskerar att göra allt sämre.
2. Skicka en gränsdragningslista till varje leverantör, rum för rum
I stora projekt löses samordning ibland med en gemensam 3D-modell där alla parter lägger in sina installationer digitalt. Det fungerar bra, men blir sällan ekonomiskt försvarbart i mindre kontorsprojekt. Ett enklare alternativ: kräv att varje leverantör själv pekar ut sina egna gränsdragningsproblem rum för rum, istället för att bara vänta på att någon annan upptäcker dem.
Ett konkret exempel: arkitekten ritar in en pendlad armatur över mötesbordet och flaggar samtidigt att den kan krocka med bygg (kylbafflar, ventilationsdon) och AV (eventuella takmikrofoner i samma undertaksfält). Varje leverantör fyller i sin egen kopia av listan bara sina egna installationer och de discipliner de själva bedömer att de kan krocka med. Du samlar sedan in svaren i din egen masterlista, som täcker alla delområden, och bevakar att öppna punkter faktiskt stängs.
3. Säkra ditt eget mandat
Gör tydligt för dig själv och för samtliga leverantörer att det är du som kallar till avstämning när något inte stämmer. Utan ett uttalat mandat uppstår lätt ett tyst antagande om att "någon annan har koll", vilket historiskt sett har varit den vanligaste förklaringen till att saker faller mellan stolarna. Ett mandat som bara finns i ditt eget huvud fungerar inte i praktiken det behöver vara känt av alla inblandade parter från projektets start.
4. Kalla till gemensamt projekteringsmöte om en punkt kört fast
Om en leverantör inte stänger sin rad i gränsdragningslistan i tid, låt det inte bli liggande. Samla de berörda disciplinerna i samma rum digitalt eller fysiskt och lös frågan tillsammans, direkt. Ju längre en öppen gränsdragning får vandra genom projektet obehandlad, desto dyrare och krångligare blir den att åtgärda.
Var också tydlig redan från start med att ni inte accepterar ÄTA-arbeten som är kopplade till att något fallit mellan stolarna. Om orsaken till en ändrings- och tilläggsbeställning är en samordningsbrist mellan leverantörer, är det en brist i processen inte en tilläggsbeställning som beställaren ska stå för.
Verktyget som gör punkt 2 hanterbart
Vi har tagit fram en enkel, kostnadsfri gränsdragningsmall för mötesrum och mötesytor: en flik varje leverantör kan kopiera och fylla i själva, ett referensbibliotek över vanliga krockar (pendlad armatur mot kylbaffel, kanalisation i bordsskiva mot golvbrunn, med flera) och en masterlista där kunden samlar allt och håller koll på status. Hör av dig om du vill ha den.