Kan ni lösa mötesrumsprojektet helt internt? Så avgör ni om det räcker
Många organisationer överväger att sköta mötesrumsprojektet helt själva. Ingen extern konsult, ingen leverantör inkopplad förrän möblerna ska beställas. Det är inte fel per automatik. Men det är värt att göra med öppna ögon. Det finns ett mönster av misstag som är lätta att missa just första gången ni gör det själva.
När det räcker att göra det själv
Enkla lösningar är inte en kompromiss i vissa situationer. De är det korrekta valet. Ett enstaka rum, en kort tidshorisont, eller ett behov som ännu inte är helt klarlagt är alla exempel på när det inte finns någon anledning att ta in extern hjälp bara för att det känns tryggare.
Ett snabbväxande företag med ett arbetssätt som fortfarande förändras är ett bra exempel. Där finns sällan ett stabilt underlag att fatta stora beslut mot ännu, och att gissa fram ett sådant underlag är sällan bättre än att helt enkelt vänta. Rätt väg är då ofta att börja enkelt, lösa det som behövs just nu, och komma tillbaka till frågan om ett år till arton månader, när arbetssättet har satt sig. Att ta in extern hjälp för tidigt i det läget riskerar att låsa en lösning kring behov som ändras innan den ens är på plats, och ni betalar för en anpassningsbarhet ni ännu inte vet om ni behöver.
Det gäller särskilt när kraven är enhetliga: ett rum, en tydlig funktion, inga stora beroenden till andra delar av verksamheten. Ju mindre projektet är, desto mindre är också nedsidan om något missas. Läs mer om när ni inte ska investera i ett fullt utrustat mötesrum för en djupare genomgång av var den gränsen brukar ligga.
De vanligaste fallgroparna när det görs internt utan erfarenhet
Tre ställen i mötesrummet står för en stor del av alla efterhandsfel: skärmväggen, sträckan från golv till bord, och undersidan av bordsskivan. De är svaga länkar av samma skäl varje gång, eftersom kablar och fästpunkter som borde ha planerats tillsammans med möbeln i stället planeras separat, eller inte alls. De syns inte förrän rummet redan är i drift, och då är de inte längre billiga att åtgärda. Ett team som gör sitt första mötesrumsprojekt har sällan sett de här punkterna gå fel tidigare, och har därför inget att vara extra vaksam på.
Den bakomliggande orsaken är oftast densamma. Bordet behandlas som en möbel i beställningen, inte som den infrastruktur det faktiskt är. Kablar, kylning och fästpunkter är lika mycket en del av bordets funktion som skivan och benen, men de hamnar sällan i samma beslut om ingen aktivt ser till att de gör det. Felen byggs in redan i valet av leverantör, långt innan någon möbel har levererats. Är bordet redan beställt utan att kabeldragning och fästpunkter är specificerade? Då är ni redan i riskzonen.
Det är också här de två stora vändpunkterna, installation och inflytt, gör mest skada. Ett internt team upptäcker ofta först i det skedet att ett beslut borde ha tagits mycket tidigare, men insikten kommer utan att någon flaggade det när det fortfarande var billigt att ändra. Det är inte ett tecken på att teamet gjorde ett dåligt jobb. Det är ett tecken på att ingen hade sett mönstret förut.
Tre frågor som avgör om ni klarar det själva
Tre frågor brukar räcka för att ge en ärlig bild:
- Har någon i teamet redan koordinerat ett liknande projekt, inte bara köpt möbler, utan stämt av inredning, IT och AV mot varandra?
- Är kraven enhetliga, ett rum med en tydlig funktion, eller varierande, flera rumstyper som ska stödja olika mötesformer samtidigt?
- Har ni utrymme att göra om det om något missas i programskedet, eller är tidsplanen så pressad att ett missat beslut blir permanent?
Om svaret på någon av frågorna pekar mot nej eller vet inte, är det inte en anmärkning mot att försöka. Det talar för att extern kompetens sannolikt betalar sig snabbt, räknat i både tid och pengar.
Det finns inget generellt rätt svar
Men om frågorna ovan känns svåra att svara på med säkerhet, är det själva svaret. Det är ett gott skäl att ta in ett utomstående perspektiv innan besluten låses, inte efter.
Osäkra på var ni står? Boka en kostnadsfri behovsanalys hos Pendax. Ingen förväntning om köp, oavsett om ni landar i att göra det själva eller inte.