Vem äger helheten? Så undviker ni att kontorsprojekt faller mellan stolarna
Ett kontorsprojekt idag består sällan av en enda leverantör. Inredning, el, VVS, bygg och AV/IT arbetar parallellt, ofta under olika avtal och med olika beställningstider. Var och en av dessa ska leverera sin del exakt enligt sin egen ritning, sin egen tidplan och sitt eget avtal och slutresultatet kan ändå bli ett rum som inte fungerar. Inte för att någon gjort fel, utan för att ingen ägde helheten.
Ett konkret exempel
I ett samtal med Tengbom Arkitekter om kontorsdesign och hybridmöten kom det upp ett exempel som fångar problemet väl. En armatur var ritad och levererad enligt plan, tänkt att hänga pendlad över ett mötesbord. När det väl var dags för montage satt det en ventilationskanal rakt över samma plats. Ritningarna för el/belysning och ventilation hade aldrig stämts av mot varandra på den punkten. Ingen av de inblandade hade gjort något tekniskt fel, armaturen var korrekt ritad och ventilationen var korrekt dragen. Problemet uppstod i gränslandet mellan dem, ett gränsland som ingen av parterna kände ansvar för.
Det är en liten detalj i sig, men den är representativ för en betydligt större och vanligare utmaning. När flera discipliner ska samordnas i samma fysiska utrymme, uppstår oundvikligen frågor som ingen av dem äger ensam. Vem bestämmer var kabeldragningen ska gå när både el, IT och inredning har synpunkter? Vem avgör om ett tak klarar både belysning, ventilation och AV-utrustning i samma sektion?
Det tysta antagandet som orsakar problemet
Grundproblemet är sällan ovilja, det är ett tyst antagande som byggs in i hur projekt organiseras. Varje leverantör förutsätter att någon annan, ofta kunden själv har den överblick som krävs för att fånga upp det som faller mellan disciplinerna. Men kunden är sällan den part som har den tekniska överblicken över samtliga gränssnitt och vet ännu mer sällan vilka frågor som behöver ställas mellan just dessa specifika entreprenader.
Resultatet blir att den typen av krockar upptäcks sent ofta först när installationerna faktiskt ska monteras på plats. Att åtgärda ett problem i det skedet är väsentligt dyrare och mer tidskrävande än att förebygga det i projekteringen.
Vem bör äga helheten?
Det finns inget universellt svar på vem som ska ta rollen som samordningsansvarig det varierar med projektets storlek, upphandlingsform och vilken part som faktiskt har mandat att kalla samman de andra. Men något måste vara sant för att undvika att fler armaturer hamnar under ventilationskanaler. Rollen måste vara uttalad, inte underförstådd. Någon behöver formellt äga helhetsbilden, ha rätt att kalla till avstämning när något inte stämmer och ha ett tydligt mandat att göra det tidigt inte efter att gjutformen redan är gjuten, bildligt och ibland bokstavligt.