Från Science Fiction till verklighet

Hur framtidens mötesrum kommer att revolutionera sättet vi samarbetar

Tänk dig att du befinner dig i en virtuell värld där gränserna mellan fantasi och verklighet suddas ut, och du kan kommunicera och samarbeta med människor från hela världen som om de vore i samma rum. Detta är scenariot som skildras i filmen "Ready Player One" från 2018, där huvudpersonen Wade Watts kliver in i den digitala världen OASIS för att delta i ett episkt äventyr och en kamp om kontrollen över denna fantasivärld. I en av filmens mest minnesvärda scener samlas karaktärerna i ett virtuellt mötesrum för att diskutera strategier och dela information om deras jakt på den eftertraktade "Easter Egg", som kan ge dem makten över OASIS. Scenen visar hur VR-tekniken, trots att den ännu inte är lika avancerad som i filmen, kan revolutionera hur vi arbetar och kommunicerar på avstånd.

Denna fascinerande vision av framtida mötesrum är inte längre bara science fiction. I dagens snabbt föränderliga och globaliserade arbetsliv utvecklas mötesrummen i takt med teknikens framsteg, och vi kan redan se hur virtuella och augmenterade mötesrum kommer att förändra hur vi samarbetar och kommunicerar. I den här artikeln kommer vi att utforska hur framtidens mötesrum tar form och vilka tekniker som kommer att ligga till grund för dessa banbrytande arbetsmiljöer och vi börjar i den virtuella världen:

Virtuella och augmenterade mötesrum

Dessa framtidens mötesrum som vi precis fått en fått en föraning om utnyttjar den senaste tekniken inom virtuell verklighet (VR) och förstärkt verklighet (AR) för att skapa mer engagerande och verklighetstrogna mötesupplevelser. Här är några exempel på närliggande verklig teknik som man kan se redan idag:

Microsoft HoloLens

Microsoft HoloLens är en AR-headset som låter användare interagera med hologram i deras fysiska miljö. Genom att använda HoloLens kan medarbetare från olika platser delta i möten, visualisera och manipulera 3D-modeller eller prototyper, och samarbeta på dokument i realtid.

Oculus Rift och HTC Vive

Dessa VR-headset erbjuder högupplösta och realistiska virtuella miljöer som kan användas för att skapa virtuella mötesrum. Med hjälp av dessa headset kan deltagare känna sig som om de är fysiskt närvarande i samma rum, även om de befinner sig på olika platser runt om i världen. Detta underlättar kommunikation och samarbete och kan leda till mer effektiva möten.

Facebooks Horizon Workrooms

Facebooks Horizon Workrooms är en plattform för virtuella möten där användare kan delta i VR-möten med sina Oculus-headset. Plattformen låter användare skapa anpassade virtuella arbetsrum och samarbeta i realtid, både med hjälp av VR-teknik och traditionella videochattar för de som inte har tillgång till VR-utrustning.

Flexibla utrymmen och modulära möbler

För att möta behoven hos en alltmer dynamisk och flexibel arbetskraft utformas framtidens mötesrum för att vara anpassningsbara och mångsidiga. Flexibla utrymmen och modulära möbler spelar en avgörande roll i denna förändring och erbjuder en rad fördelar för både medarbetare och företag. Här följer några riktigt tunga och bra argument för det:

Snabb anpassning till olika arbetsuppgifter

Flexibla utrymmen och modulära möbler gör det enkelt att omorganisera och anpassa mötesrummen efter olika behov. Detta kan innebära att man snabbt kan ändra rummets layout för att stödja olika typer av möten, som brainstorming-sessioner, föreläsningar, workshops eller mer traditionella konferenser. Denna snabba anpassningsförmåga främjar en mer responsiv och effektiv arbetsmiljö.

Stöd för olika arbetsstilar

Genom att använda flexibla utrymmen och modulära möbler kan man skapa en arbetsmiljö som stöder en rad olika arbetsstilar och arbetsuppgifter. Detta kan inkludera zoner för enskilt arbete och koncentration, utrymmen för informella möten och samtal samt mer avslappnade miljöer för kreativa diskussioner och samarbete. På så sätt kan medarbetare hitta den arbetsmiljö som passar dem bäst och därmed förbättra deras produktivitet och välbefinnande.

Effektiv användning av utrymmen

Flexibla utrymmen och modulära möbler kan hjälpa företag att använda sina kontorslokaler mer effektivt. Genom att skapa multi-funktionella rum som kan anpassas efter olika behov kan man minimera behovet av separata och specialiserade utrymmen, vilket kan spara kostnader och resurser. Dessutom kan rörliga väggar och modulära möbler användas för att snabbt skapa nya arbetsplatser och mötesrum när företaget växer eller behovet av mer utrymme uppstår.

Hållbarhet och återanvändning

Modulära möbler är ofta designade för att vara hållbara och återanvändningsbara, vilket innebär att de kan flyttas och användas i nya konfigurationer. Detta minskar mängden avfall som genereras när kontorsmiljöer omorganiseras och bidrar till en mer hållbar och miljövänlig arbetsplats.

Några exempel på modulära möbler som finns redan idag är naturligtvis vårt eget Pendax FlexWall Mobile-sortiment som du kan se mer av här på https://www.pendax.se 

Smarta teknologier och automatisering

Smarta teknologier och automatisering spelar en allt större roll i utformningen av framtidens mötesrum. Dessa innovationer bidrar till att förbättra effektiviteten, öka bekvämligheten och skapa en mer anpassningsbar arbetsmiljö. Låt oss titta på några exempel som visar hur smarta teknologier och automatisering kan integreras i framtidens mötesrum:

Rumsbokningssystem

Genom att använda digitala rumsbokningssystem kan anställda enkelt och effektivt boka mötesrum, se schemalagda möten och hitta lediga tider. Dessa system kan även integreras med företagets kalenderprogram för att automatiskt uppdatera mötesinformation och skicka påminnelser till deltagare.

Automatisk justering av belysning och temperatur

Med hjälp av smarta sensorer och automatiseringssystem kan mötesrummen justera belysningen och temperaturen baserat på antalet personer i rummet och deras aktiviteter. Detta bidrar till att skapa en behaglig arbetsmiljö och minskar energiförbrukningen, vilket är bra för både miljön och företagets ekonomi.

Röstassistent och AI-baserade verktyg

Röstassistenter, såsom Google Assistant eller Amazon Alexa, kan integreras i mötesrummen för att hjälpa medarbetare med att styra belysning, ljud och andra tekniska system. AI-baserade verktyg kan också användas för att automatiskt transkribera möten, översätta mellan olika språk och skapa sammanfattningar av diskussioner, vilket underlättar kommunikation och dokumentation. Whisper AI är ett system från OpenAI som redan idag kan göra stora delar av detta.

Automatiserad konferensteknik

Framtidens mötesrum kan utrustas med automatiserade konferenssystem som automatiskt startar och ansluter till videokonferenser, justerar kameravinklar och zoomar in på talare för att förbättra upplevelsen för deltagare på distans. Detta gör det enklare för team att samarbeta och kommunicera över stora avstånd och minskar tekniska problem under möten.

Närvarodetektering och anpassning

Smarta sensorer kan användas för att detektera när personer anländer till och lämnar mötesrummet. Detta kan användas för att automatiskt uppdatera rumsbokningssystemet och justera resurser som belysning och klimatkontroll i realtid.
Genom att integrera smarta teknologier och automatisering i mötesrummen skapas en mer effektiv, bekväm och miljövänlig arbetsmiljö. Dessa innovationer kommer att bli allt viktigare i takt med att arbetslivet blir mer digitalt och globalt, och de kommer att bidra till att forma framtidens mötesrum och arbetsplatser. 

Gröna och hållbara mötesrum

I takt med att miljömedvetenheten ökar och företag strävar efter att minska sin klimatpåverkan blir gröna och hållbara mötesrum allt viktigare. Dessa miljövänliga arbetsmiljöer fokuserar på att minimera resursförbrukning, reducera avfall och skapa en hälsosam och produktiv arbetsplats. Här följer några konkreta exempel på hur gröna och hållbara mötesrum kan utformas:

Energieffektiva teknologier

Genom att använda energieffektiva teknologier, såsom LED-belysning, smarta termostater och solceller, kan mötesrummen minska sin energiförbrukning och därmed minska företagets klimatpåverkan. Dessa teknologier kan också bidra till att sänka energikostnaderna och förbättra arbetsmiljön.

Hållbara byggmaterial

Gröna mötesrum kan konstrueras med hållbara byggmaterial, såsom återvunnen plast, återvunnet trä och miljövänliga isoleringsmaterial. Genom att använda dessa material minskar man både resursförbrukningen och mängden avfall som genereras under renoveringen eller byggnationen.

Naturliga element och biophilic design

Genom att integrera naturliga element, såsom växter, vatten och naturligt ljus, i mötesrummen kan man skapa en mer behaglig och hälsosam arbetsmiljö. Biophilic design, som innebär att man efterliknar naturens former och mönster i arkitekturen, kan också bidra till att förbättra välbefinnandet och produktiviteten hos medarbetare.

Återvinning och avfallshantering

Framtidens gröna mötesrum kommer med all säkerhet utformas med än större fokus på återvinning och avfallshantering. Detta kan innebära att man på fler ställen tillhandahåller tydligt märkta återvinningsstationer för papper, plast och andra material, samt att man använder produkter som är tillverkade av återvunna eller återvinningsbara material.

Hållbara möbler

Genom att välja miljövänliga och hållbara möbler, exempelvis modulära möbler av återvunna material, minskar klimatpåverkan i mötesrum och skapar en mer hållbar arbetsmiljö. Slitstarka och lätta att reparera möbler minimerar avfall. Genom att fokusera på minskad resursförbrukning, avfallsreduktion och en hälsosam arbetsmiljö, kan företag och organisationer både sänka sin klimatpåverkan och förbättra produktivitet och medarbetarvälbefinnande. Dessa lösningar stärker även varumärket och attraherar talanger som värdesätter hållbarhet.

Framtidens mötesrum kommer att utformas med både människors och planetens välbefinnande i åtanke. Genom gröna och hållbara lösningar i mötesrum och arbetsmiljöer bidrar företag och organisationer till en mer hållbar och rättvis framtid där ekonomisk tillväxt och miljöhänsyn samverkar. Ökad efterfrågan på certifieringar och miljömärkningar som bevis på hållbarhetskriterier innebär att företag och organisationer måste arbeta aktivt för att uppfylla dessa krav och visa sitt hållbarhetsengagemang.

Samarbeten mellan arkitekter, designers, teknikleverantörer och företag är avgörande för att skapa gröna och hållbara mötesrum. Tillsammans kan dessa aktörer utveckla innovativa lösningar och strategier för att minimera resursförbrukning, reducera avfall och skapa en arbetsmiljö som gynnar både människor och planeten.

Utformning för välbefinnande och produktivitet

Framtidens mötesrum kommer även fokusera på att skapa en arbetsmiljö som främjar välbefinnande och produktivitet hos medarbetare. Genom att utforma mötesrum som stöder både fysisk och mental hälsa kan företag och organisationer skapa en arbetsplats där medarbetare trivs och presterar på topp. Följande exempel illustrerar hur mötesrum kan utformas för att främja välbefinnande och produktivitet:

Ergonomiska möbler

Genom att använda ergonomiska möbler, såsom justerbara stolar och arbetsbord, kan man förbättra medarbetarnas komfort och minska risken för arbetsrelaterade skador och sjukdomar. Ergonomiska möbler kan också bidra till att förbättra koncentrationen och produktiviteten hos medarbetare.

Akustik och ljudisolering

God akustik och ljudisolering är avgörande för att skapa en arbetsmiljö där medarbetare kan koncentrera sig och samarbeta effektivt. Genom att använda professionellt utformade akustikpaneler, ljudabsorberande material och ljudisolerade dörrar och fönster kan man minimera störande ljud och skapa en lugn och tyst arbetsmiljö. Se gärna FlexWall Mobile Acoustic som exempel på akustikprodukt i den här klassen som finns redan idag.

Belysning och dagsljus

God belysning är viktig för att främja välbefinnande och produktivitet hos medarbetare. Genom att använda dagsljus och energieffektiv belysning kan man skapa en arbetsmiljö som är både behaglig och stimulerande. Det är också viktigt att erbjuda anpassningsbara ljusnivåer och färgtemperaturer för att stödja olika arbetsuppgifter och personliga preferenser.

Färg och inredning

Färg och inredning kan ha en stor inverkan på hur människor upplever och interagerar med sin arbetsmiljö. Genom att välja lugnande och energigivande färger, samt inredning som främjar kreativitet och samarbete, kan man skapa en arbetsmiljö som stöder välbefinnande och produktivitet. Det här är naturligtvis kunskaper som inredare har redan idag men som i framtiden kommer få genomslag på bredare front och komma allt fler till del.

Zonindelning och avskildhet

Genom att skapa zoner för olika arbetsuppgifter och nivåer av samarbete kan man stödja medarbetarnas välbefinnande och produktivitet. Detta kan innebära att man erbjuder avskilda utrymmen för enskilt arbete och koncentration, samt öppna ytor för samarbete och kreativa diskussioner. Genom att ge medarbetare möjlighet att välja den arbetsmiljö som passar dem bäst kan man främja deras engagemang och prestation.

En arbetsmiljö som stöder fysisk och mental hälsa förbättrar medarbetarnas välbefinnande och produktivitet, vilket gynnar företagets framgång och lönsamhet. Även inom detta område kommer arkitekter, designers, teknikleverantörer och företagsledare behöva samarbeta för att förstå faktorer som påverkar välbefinnande och produktivitet samt utforma mötesrum som adresserar dessa behov. Det kan innebära investering i forskning, utveckling och att följa trender och innovationer inom arbetsplatsdesign och teknik.
Genom att fokusera på dessa aspekter skapar företag och organisationer en arbetsplats där medarbetare trivs, presterar och bidrar till företagets övergripande framgång och hållbarhet.

Anpassning för en hybrid arbetsmodell

En annan viktig faktor att beakta när det gäller framtidens mötesrum är den ytterligare anpassningen till en hybrid arbetsmodell. Denna arbetsmodell innebär som bekant en kombination av arbete på plats och på distans, vilket ger medarbetarna större flexibilitet och anpassningsförmåga. För att stödja denna arbetsmodell behöver mötesrummen utformas för att möjliggöra smidiga övergångar mellan olika arbetsmiljöer och säkerställa att alla medarbetare kan kommunicera och samarbeta effektivt, oavsett var de befinner sig. Några exempel på detta inkluderar:

Universell teknik och plattformar

För att stödja en hybrid arbetsmodell är det viktigt att använda teknik och plattformar som är kompatibla och tillgängliga för alla medarbetare, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Detta kan innebära att man investerar i enhetliga kommunikationsverktyg, molnbaserade lösningar och standardiserade programvaror.

Flexibla och anpassningsbara utrymmen

För att medarbetare enkelt ska kunna växla mellan enskilt arbete, samarbete och videokonferenser, både på plats och på distans så kommer vi återigen tillbaka till att framtidens mötesrum bör vara flexibla och anpassningsbara, så att de kan användas för olika ändamål och arbetsuppgifter. Detta kan, som vi tidigare konstaterat, innebära att man erbjuder modulära möbler, rörliga skärmar och zonindelningar som kan anpassas efter behov. 

Tillgänglighet och inkludering

En hybrid arbetsmodell kräver att mötesrummen är utformade för att vara tillgängliga och inkluderande för alla medarbetare, oavsett var de befinner sig. Detta kan innebära att man erbjuder lösningar för att förbättra tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar, samt att man säkerställer att medarbetare som arbetar på distans kan delta i möten och samarbeta på lika villkor som sina kollegor på plats.

Säkerhet och integritet

I en hybrid arbetsmodell är det viktigt att säkerställa att mötesrummen är säkra och skyddar medarbetarnas integritet. Detta kan innebära att man implementerar säkerhetsåtgärder såsom kryptering, lösenordsskydd och brandväggar, samt att man utbildar medarbetare i bästa praxis för att skydda känslig information och undvika säkerhetsrisker. Här finns stora möjligheter med framtida teknik som kvantmekanisk sammanflätning som kan komma att påverka distansarbete och distansmöten på flera sätt. Ett exempel är kvantkryptografi, som använder kvantmekanisk sammanflätning för kommunikation med hög integritet över långa avstånd.

Genom att sammanfläta två partiklar på två olika platser kommer vi, förmodligen inom en inte alltför avlägsen framtid, kunna skapa en kvantmekanisk kanal som är omöjlig att avlyssna utan att störa tillståndet på partiklarna. Detta kan användas för att säkra distansarbete och distansmöten där säker kommunikation är avgörande.

Uppkopplad och ansluten infrastruktur

För att stödja en hybrid arbetsmodell behöver mötesrummen vara uppkopplade och anslutna, så att medarbetare kan kommunicera och samarbeta effektivt, oavsett var de befinner sig. Detta kommer nog på köpet och i takt med ytterligare investeringar i höghastighetsinternet, trådlöst nätverk och smarta teknologier som gör det möjligt för medarbetare att ansluta sina enheter och dela information på ett smidigt och säkert sätt.

Utvärdering och förbättring

För att säkerställa att mötesrummen är anpassade för en hybrid arbetsmodell är det viktigt att kontinuerligt utvärdera och förbättra arbetsmiljön och de teknologier som används. Detta kan innebära att man samlar in feedback från medarbetare, övervakar användningen av mötesrum och teknik, samt att man gör justeringar och uppgraderingar baserat på de insikter och erfarenheter som samlats in.
Genom att utforma mötesrum som stöder denna arbetsmodell kan företag och organisationer skapa en arbetsmiljö som är både flexibel och anpassningsbar, och som möjliggör effektiv kommunikation och samarbete mellan medarbetare, oavsett var de befinner sig. Detta kommer inte bara att bidra till att förbättra medarbetarnas välbefinnande och produktivitet, utan också att stödja företagets övergripande framgång och hållbarhet.

Så, Ready, Player One?

Mobilitet i mötesrum och konferensrum